Перевели ресурсное планирование из Excel в цифровой продукт на данных Битрикс24

В «7 Красных линиях» мы развиваем не только клиентские решения, но и собственные цифровые продукты, которые помогают управлять проектами, ресурсами и процессами на основе данных. Один из таких продуктов — система планирования и контроля загрузки производственной команды, разработанная силами проектного офиса (PMO) под процессы компании.

Раньше часть ресурсного планирования велась в Excel: таблицы, ручные обновления, сверки, уточнения, переписки. Такой подход может работать на старте, но при росте количества проектов и пересекающихся сроках быстро становится ограничением. Чтобы управлять ресурсами точнее, нужна актуальная картина: кто занят, на каком проекте, в каком объёме, где есть свободный ресурс, а где уже возникает перегрузка. Именно эту задачу решает новый цифровой продукт.

Что это за решение. Приложение показывает загрузку производственной команды в режиме реального времени и обменивается данными напрямую с Битрикс24. В систему подтягиваются данные по проектам, отделам, отпускам, командировкам и учёту рабочего времени. Это позволяет видеть не приблизительную, а фактическую картину загрузки команды.

В продукте есть три ключевых раздела:

• Планирование — визуальная матрица загрузки команды по дням, неделям и месяцам;
• План / факт — сравнение запланированной и фактической загрузки по каждому сотруднику;
• Загрузка проектов — аналитика по проектам, категориям и участникам.

Так руководителям и менеджерам по развитию проще понимать, сколько ресурсов реально занимает проект, где есть перегрузка и какие риски могут возникнуть по срокам или доступности специалистов.

Почему это важно. Когда данные по загрузке находятся в разных таблицах, задачах, чатах и обсуждениях, планирование часто строится на предположениях: кто-то «вроде занят», кого-то «кажется, можно подключить», по кому-то «надо ещё уточнить». Наш продукт помогает заменить такие догадки актуальными данными.

Теперь можно быстрее видеть, кто занят и на каком проекте, где есть доступный ресурс, у кого формируется перегрузка и как плановая загрузка соотносится с фактической. Для проектного управления это особенно важно: решения принимаются не по ощущениям, а на основе данных из рабочей системы.

Доступ к данным разграничен. Сотрудники видят в основном свою загрузку, менеджеры по развитию — свои проекты, руководители отделов — данные по своим командам. Полная картина доступна ограниченному кругу лиц, которым она необходима для планирования и управления. Такой подход сохраняет баланс между прозрачностью процессов и корректным доступом к рабочей информации.

Этот продукт — пример нашего подхода к цифровизации: мы берём реальную управленческую задачу, разбираем процесс, создаём решение под него и интегрируем продукт с рабочей средой компании.

Для команды это означает меньше ручных сверок, меньше хаоса в таблицах и больше понятной картины по загрузке. Для руководителей — возможность быстрее принимать решения по ресурсам и проектам. Для клиентов — дополнительная уверенность в том, что проекты ведутся управляемо: команда видит загрузку, контролирует ресурсы и опирается на данные, а не на ручные предположения.

Мы создаём такие продукты, потому что сами понимаем ценность прозрачных процессов, точного планирования и бережного отношения к ресурсу команды.